Optimierung von Onboarding-Prozessen mittels RPA

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• Automatisierung
• Onboarding
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Zentrale Herausforderungen

Unser Kunde strebte eine umfassende Überprüfung und Neugestaltung seiner Recruiting-Prozesse von der Einreichung einer Bewerbung bis hin zur Einstellung von neuen Mitarbeiter*innen an.

In der Vergangenheit zeigte sich besonders beim Informationsfluss zwischen den verschiedenen, an einer Einstellung beteiligten Abteilungen (Verwaltung, Support, HR) Optimierungsbedarf. Daher suchte unser Kunde nach einer Robotic Process Automation (RPA)-Lösung zur Vereinfachung und Verbesserung der Onboarding-Prozesse.

Unser Ansatz

Zunächst führten wir eine Wertstromanalyse durch, um ein möglichst genaues Bild der gewünschten Wertschöpfungskette zu erhalten. Darauf aufbauend entwarfen wir unsere Konzeption der neuen, vereinfachten Recruiting- und Onboardingprozesse. Bei der anschließenden Erstellung der Software banden wir maßgeblich Automatisierungstechnologien wie RPA und Document Capture-Verfahren ein.

Recruiting:

1. Automatisierte Erfassung aller digitalen Bewerbungsdokumente mittels optischer Zeichenerkennung
2. Extraktion der Kandidat*innendaten
3. Manuelle Eingabe von Vertragsdaten durch HR
4. Validierung der Bewerbungsdaten der/des akzeptierten Kandidat*in
5. Erstellung des Arbeitsvertrags
6. Elektronische Unterzeichnung des Vertrags durch Unternehmen und zukünftige/n Mitarbeiter*in
7. Daten- und Dokumenttransfer zu verschiedenen Systemen und Abteilungen

Onboarding:

1. Update von Datenbeständen in verschiedenen administrativen Systemen
2. Erstellen von Benutzerkonten (Logins, E-Mail-Accounts)
3. Organisation von Telefonverbindungen
4. Bestellen von Bürozubehör und Firmenausweisen

Vorteile

• Erhebliche Reduktion von Bearbeitungszeiten und damit von – durch veraltete Prozesse – entstehenden Kosten
• Ermöglichung eines stärkeren Fokus des HR-Teams auf die persönlichen Aspekte der Recruiting- und Onboardingprozesse
• Minimierung des Fehlerpotenzials bei der manuellen Eingabe von Daten und somit des Verlusts von wichtigen Informationen
• Schaffung eines professionellen und reibungslosen Onboardingerlebnisses neuer Mitarbeiter*innen durch die Eliminierung von in der Vergangenheit wiederholt auftretenden Hürden und Verzögerungen im Einarbeitungsprozess

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