- RPA
- Automation
- Onboarding
- HR
Contexte et challenges
Notre client souhaitait revoir entièrement l’approche et la méthodologie de sa politique de recrutement RH, de la réception des candidatures à l’intégration des nouveaux employés.
La diffusion de l’information entre les différents services concernés par ces nouveaux arrivants n’était pas optimale (administration, support, RH). Notre client recherchait donc une solution d’automatisation des processus robotisés qui faciliterait les étapes liées à l’intégration des nouveaux employés, tout en optimisant les processus internes.
Notre approche
Après avoir audité et réalisé une cartographie de la chaîne de valeur (VSM), nous avons défini une cartographie de leur chaîne de valeur nous permettant de définir un plan d’action pour décrire la solution retenue et les processus de recrutement et d’intégration. Pour le mettre en œuvre, nous avons repris les standards d’automatisation et de dématérialisation avec des outils tels que le RPA et la capture de documents.
Recrutement :
- 1) Organisation OCR des documents numériques des candidats
- 2) Extraction des données à caractère personnel relatives aux candidats
- 3) Saisie manuelle des données relatives aux contrats par les RH
- 4) Flux de validation des demandes
- 5) Création de contrats de travail
- 6) Signature électronique des contrats par l’entreprise et les futurs employés
- 7) Transfert de données et de documents vers différents systèmes et services
Onboarding :
- 1) Mise à jour des données administratives dans les différents systèmes et services
- 2) Création de comptes d’utilisateurs d’ordinateurs (login, adresse électronique)
- 3) Commande de lignes téléphoniques
- 4) Commande de fournitures et de badges
Bénéfices
Cette solution, qui est largement automatisée, apporte une grande valeur ajoutée aux processus de recrutement et d’intégration. Le temps et les coûts associés à ces tâches ont été considérablement réduits grâce à la diminution de la saisie des données et à l’optimisation de la transmission des informations entre les systèmes et les services. Cela a également permis de réduire considérablement les erreurs de saisie et les pertes de données.
En outre, l’identification des différentes tâches et leur automatisation au sein d’un même processus permet d’éviter les omissions et les retards que connaissent souvent les nouveaux employés à leur arrivée. Le temps gagné en abandonnant les tâches longues et à faible valeur ajoutée a permis aux membres de l’équipe des ressources humaines de se concentrer pleinement sur l’aspect humain et d’assurer une intégration plus harmonieuse et plus personnelle aux employés nouvellement arrivés.
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