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Contexte & challenges
Notre client, une société de services parmi les leaders mondiaux sur son secteur d’activités, souhaitait revoir et optimiser sa « digital Workplace » pour faciliter le travail de ses employés, améliorer leur collaboration et encourager le partage d’informations et de connaissances par le biais de communautés en ligne.
La communication entre les employés basés dans différentes agences dans le monde n’était pas optimale et a conduit à l’émergence du « Shadow IT ». Malgré les licences Office 365 pour chaque employé, la suite n’était pas suffisamment exploitée et l’organisation internationale recherchait donc un déploiement optimisé avec des processus mieux définis.
Notre approche
Après avoir étudié les besoins de l’entreprise et les solutions déjà déployées dans chaque pays, nous avons réalisé un plan d’action et un déploiement personnalisé de la suite Office 365 avec un déploiement optimisé et sécurisé des équipes. Les équipes RH du groupe ont été chargées de répertorier les employés en fonction de leurs compétences et de leurs intérêts pour leur permettre de rejoindre des communautés virtuelles ou des groupes de travail. La gestion de l’embarquement et du débarquement a également été prise en compte avec des processus mis en place pour gérer parfaitement la rotation du personnel.
Les équipes opérationnelles et techniques de chaque pays utilisant déjà des équipes ont également identifié les groupes existants afin de migrer ces espaces de travail vers le nouveau locataire Microsoft, en conservant l’historique des discussions et des fichiers déjà partagés.
Des « guides de bonnes pratiques » sur l’utilisation des équipes ont été déployés pour permettre aux employés de mieux exploiter les possibilités de la suite Office 365, et ainsi d’éviter de se tourner vers des solutions informatiques ou de gestion de projet fantômes précédemment déployées (principalement sur Confluence / Jira).
Bénéfices
Le déploiement des équipes a permis à la société d’atteindre ses objectifs en termes de collaboration entre ses différents bureaux et départements situés dans le monde entier. Toutes les fonctions (RH, marketing, ventes, finances, administration, support et consultants) ont bénéficié de l’amélioration des canaux d’information et du partage, offrant à chaque employé une meilleure boîte à outils à sa disposition, la possibilité d’accéder à toute information ou document de n’importe où, que ce soit sur ordinateur ou smartphone.
Le Digital Workplace de l’entreprise a été largement modernisé avec une suite Office 365 enfin optimisée, pour le plus grand plaisir des employés qui ont gagné en productivité et en confort de travail.
Ce déploiement mené en 2019 a permis à la compagnie d’affronter avec sérénité et efficacité les événements survenus en 2020, qui ont contraint certaines équipes à travailler exclusivement à distance.
Entièrement équipés et habitués à travailler à domicile, les employés ont pu continuer à travailler efficacement en dehors de leurs bureaux sans temps d’adaptation nécessaire.
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