Description client
Le Luxembourg Institute of Health (LIH) est un établissement public de recherche biomédicale focalisé sur la santé de précision et investi dans la mission de devenir une référence de premier plan en Europe pour la traduction de l’excellence scientifique en avantages significatifs pour les patients.
Le LIH place le patient au coeur de toutes ses activités, animé par une obligation collective envers la société d’utiliser les connaissances et les technologies issues de la recherche sur les données dérivées des patients pour avoir un impact direct sur la santé des personnes. Ses équipes dévouées de chercheurs multidisciplinaires visent l’excellence, en générant des connaissances pertinentes liées aux maladies immunitaires et au cancer.
L’institut considère les collaborations, les technologies de rupture et l’innovation des processus comme des opportunités uniques d’améliorer l’application des diagnostics et des thérapies dans le but à long terme de prévenir les maladies.
Challenges principaux
Le département Finance de LIH s’occupe, entre autres, de l’organisation du budget de l’ensemble de l’Institut de Recherche. Il était équipé d’une ancienne version de l’application IBM Planning Analytics qui ne permettait plus d’accompagner correctement l’évolution des processus au sein de l’Institut.
Comme au sein de tout département financier, la structure budgétaire évolue constamment pour accompagner les opérations. Il a été décidé dans un premier temps de migrer vers la version supérieure de Planning Analytics. Le LIH travaillait ainsi avec une équipe de TMA (Tierce Maintenance Applicative) Positive Thinking Company qui était principalement en charge de cette migration, ainsi que de la résolution de bugs et de petites évolutions.
Après une période d’accompagnement évolutif du service financier de l’Institut, nous avons remarqué que nos interventions sur des corrections ou afin de gérer des exceptions se multipliaient. Force était de constater que les utilisateurs perdaient progressivement en autonomie et en flexibilité. C’est à la suite de nombreux échanges avec notre responsable technique et de l’évaluation des bénéfices apportés par ces adaptations ponctuelles au regard des attentes de l’organisation, que la décision de réécrire complètement l’application a été prise. Ainsi, nous avons effectué une étude précise de faisabilité et présenté à la responsable du service financier de LIH un projet de refonte de l’application budgétaire.
Les principaux défis à relever étaient donc de :
- Redéfinir l’ensemble du processus d’élaboration budgétaire
- Intégrer la nouvelle application avec les systèmes existants (RH, ERP…)
- Assurer la bonne gestion du changement auprès des utilisateurs métiers.
- Rendre l’application plus conviviale et plus user-friendly
- Simplifier l’architecture tout en intégrant les fonctionnalités demandées
Notre approche
Afin de répondre aux besoins de notre client, nous avons :
- Accompagné à la rédaction du cahier des charges (définition du besoin) avec les utilisateurs métiers/IT.
- Mené des ateliers avec les parties prenantes, rédigé les spécifications correspondantes (les besoins) et défini une estimation du planning et du budget.
- Pris en charge le développement en mode Scrum de l’application avec des phases de développement et de livraison par module (4 en tout). Les fonctionnalités développées étaient testées de manière itérative par les utilisateurs, puis optimisées ou corrigées.
- Accompagné les équipes du LIH au démarrage avec la mise en place d’une période de formation dédiée.
Bénéfices
Je dois dire que nous sommes très satisfaits de l’application développée. D’abord pour sa stabilité, puis pour ses capacités d’interfaçage avec nos systèmes et enfin pour la couche de sécurité associée. Nous avons désormais la possibilité d’intégrer des nouveaux processus et de faire correspondre l’outil à nos besoins, et non l’inverse.
Nancy Bechoux, Finance Manager du LIH
- Gain important de précision dans les scénarios prévisionnels (budget et forecast) et suivi détaillé.
- Livraison de l’application d’élaboration budgétaire dans les temps définis au départ.
- Accélération et optimisation du processus budgétaire avec notamment la possibilité de faire plusieurs versions des budgets dans l’année.
- Suivi de budget en temps réel pour les personnes affectées par les changements.
- Adoption réussie de l’application grâce notamment à la place centrale qu’ont joué les utilisateurs métiers tout au long du projet.
- Synchronisation complète et automatique des informations entre Planning Analytics, l’ERP et le système RH.
- Mise au point d’un application à faible coût de maintenance (comparé à l’ancienne version utilisée).
- Utilisation d’un reporting fiable et plus moderne.
Equipe impliquée
Un Chef de Projet, une Consultante Experte sur IBM Planning Analytics et un Consultant Technique ont collaboré avec les parties prenantes et les équipes métier du LIH pendant près de 17 semaines.
Technologie et partenaire
Grâce à nos
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