Les données financières représentent un puissant levier de différenciation et de compétitivité… pour peu qu’elles soient correctement exploitées ! Dans un contexte de concurrence exacerbée, les décideurs doivent pouvoir compter sur des processus de décision optimisés et des outils permettant un pilotage précis de la performance. Voici cinq bonnes raisons d’abandonner les tableaux de bord réalisés sous Excel au profit d’une véritable solution d’élaboration budgétaire.
1. Gagner du temps
Trop souvent, la finance et le contrôle de gestion consacrent une part non négligeable de leur temps à des tâches telles que la collecte d’information, la préparation des trames de saisie ou la consolidation des données. Répétitives et peu génératrices de valeur, ces tâches ne demandent qu’à être automatisées via un outil d’élaboration budgétaire. L’entreprise libère ainsi du temps et des ressources qui peuvent être dédiées soit à de l’analyse, soit à des prévisions ou des simulations plus poussées.
2. Améliorer la fiabilité
Lancer une analyse multidimensionnelle sous Excel, c’est construire un édifice complexe tout en restant à la merci d’une banale faute d’inattention. À l’inverse, les outils d’élaboration budgétaire et leurs capacités d’automatisation permettent de mettre en place des règles de gestion avancées qui limitent considérablement le risque d’erreur manuelle. Elles évitent par exemple qu’un utilisateur standard supprime ou modifie accidentellement des données.
3. Favoriser la collaboration
L’époque où le DAF pilotait seul les chiffres est révolue : désormais, les budgets se construisent à plusieurs, parfois avec le concours direct des décideurs métier. Une élaboration efficace implique de centraliser toutes les données sur un même outil, de façon à ce que tous les intervenants manipulent bien des données identiques et actualisées. Cette logique client / serveur autorise par ailleurs une gestion fine des accès, avec la possibilité d’attribuer des droits différents selon la typologie d’utilisateur connecté.
4. Renforcer la sécurité
Corollaire du point précédent : la gestion centralisée au sein d’un outil d’élaboration budgétaire limite le risque d’exposition des données financières à des yeux indélicats. Fini les feuilles Excel échangées par email ou les documents qui se perdent sur des clés USB : chaque utilisateur se voit attribuer un accès spécifique, avec des identifiants de connexion qui lui sont propres. L’ensemble des consultations ou modifications se font ainsi dans le cadre de la politique de sécurité décidée par l’entreprise.
5. Analyser plus de données
Dernier point – et non des moindres : un outil dédié à l’élaboration budgétaire offre des capacités de traitement nettement supérieures à celles d’Excel. Il permet par exemple de lancer une analyse sur l’ensemble de l’historique financier de l’entreprise, ou de comparer simplement plusieurs versions d’une même simulation. Il intègre par ailleurs des fonctions avancées de reporting et de visualisation qui aident les contrôleurs de gestion à manipuler et analyser plus efficacement de très gros volumes de données.
Tirer parti d’une solution de pilotage de la performance
Placé entre des mains expérimentées, Excel reste un outil puissant, mais il montre rapidement ses limites face à l’explosion du volume des données utiles au pilotage de la performance ou à la multiplication des règles métier. L’évolution vers une solution dédiée devient alors une option à la fois utile et avantageuse.
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