Ce cas client détaille comment nous avons accompagné l’un des principaux acteurs de l’industrie du luxe en Suisse dans l’adoption et le déploiement de la technologie de Robotic Process Automation (RPA). Notre client avait initialement pour objectifs de convaincre des sponsors métier et d’identifier les premiers processus à automatiser, et en seulement quelques mois c’est un véritable Centre d’Excellente RPA qui s’est construit, avec une dizaine de départements métier impliqués.
Contexte et Challenges
Notre client est l’un des plus grands concepteur et fabricant de montres de luxe de la place Genevoise. Etant de nature à expérimenter les nouvelles technologies disponibles et disposant d’un département innovation, l’horloger suisse souhaitait s’essayer à la RPA.
L’initiative a d’ailleurs été émise par le département Finance de l’organisation. Son directeur financier avait mené une étude élémentaire sur cette technologie d’automatisation afin d’étudier les potentiels gains en termes de temps et de ressources.
On a des années et des années d’études et d’expérience à notre actif, mais on passe notre temps à faire des copier/coller dans Excel !
– Directeur Financier
L’idée de notre client était de lancer une initiative RPA en poursuivant des objectifs précis :
- Convaincre des sponsors métier des avantages potentiels de la technologie
- Identifier les premiers processus à automatiser
- Développer ces mêmes processus et les mettre en production
- Valider les apports de la technologie et son intégration dans l’écosystème IT (ou système d’information) de l’organisation
- Le cas échéant, définir et instaurer la gouvernance autour de la technologie RPA
Et c’est dans ce contexte que notre client a fait appel à nous pour accompagner ses équipes dans l’investigation, le test et le développement de processus d’automation, en prenant soin d’apporter notre expertise sur ce pan de l’Hyperautomation.
Notre approche
Avant toute chose, il nous fallait identifier les premiers sponsors et leurs processus candidats en vue de réaliser le premier PoC (Proof of Concept). Le département finance s’est rapidement positionné, ayant déjà une idée précise du type de processus à automatiser et disposant du temps nécessaire à allouer à cette première phase. La solution privilégiée par le client était la suite Hyperautomation UiPath, après différents essais en interne et en profitant du retour d’expérience de la communauté RPA.
D’un Poc initial…
Afin de démarrer le projet, il a donc été décidé de réaliser un PoC sur le périmètre du département finance. Rattachés au département innovation, nos équipes ont identifié 2 processus métier à traduire en spécifications fonctionnelles, puis techniques, et à développer sous forme de robots.
En seulement quelques jours, les processus étaient opérationnels et implémentés. Les résultats de ce PoC ont été portés à la direction finance de l’horloger, et ont rencontré un très fort enthousiasme de la part des parties prenantes. Dès lors, la direction a décidé d’investir plus amplement dans la RPA et de la considérer comme partie intégrante de son système informatique.
Conformément à la demande initiale de notre client, et afin d’assurer un développement maitrisé de la technologie, nous avons co-défini et mis en place les premiers éléments de gouvernance. Des règles de sélection des processus candidats à la définition d’une politique de sécurité IT, nos équipes ont accompagné celles de notre client dans la constitution d’un véritable centre d’excellence en RPA.
… à la mise en place d’un centre d’excellence en RPA
Dès lors, notre équipe intervenant chez notre client n’a eu de cesse que de croître. En complément d’un responsable projet RPA interne formé à UiPath chez notre client, nous assurons chaque semaine les activités de migration, d’analyse, de développement et d’évolution, de maintenance et de support des processus que nous développons.
Les différents services, au terme d’une communication interne effectuée par nos équipes et celle du client, requiert des demandes d’automatisation auprès du chef de projet RPA. Nous organisons une réunion de découverte avec les personnes du services, présentation de la technologie RPA, démonstration des différents processus automatisés dans la sociétés et KPIs présentés. Nous transmettons ensuite une matrice d’éligibilité de processus, permettant de prioriser les processus à automatiser. Notre équipe RPA présente les différents processus à l’équipe Compliance IT pour valider le développement. On entre ensuite dans un schéma bien connu avec le développement du processus, la rédaction des différentes documentations, les tests métier avec le service concerné et la mise en production du processus. Grâce à la plateforme Orchestrator de UiPath, il est aisé de suivre le fonctionnement des processus et d’être proactif durant la période d’Hypercare1.
Nous prenons en charge la formation des équipes à l’utilisation des processus, mais également au développement de nouveaux. En effet, la technologie RPA, et tout spécialement la plateforme de notre partenaire UiPath, est très accessible à des populations métier. Requérant peu de compétences techniques, elle est facilement à la portée d’utilisateurs lambda. Nous avons ainsi formé plusieurs départements au développement de processus avec un cas pratique très simple. Dès lors, nous avons initié chez le client, la démarche Citizen Developer avec un développeur RPA métier par service qui travaille en collaboration avec le centre d’excellence RPA.
Depuis le début de notre collaboration sur ce projet, nous supportons notre client dans la communication interne autour du centre de développement en RPA. Chaque processus créé est communiqué aux équipes métiers, afin de montrer les résultats obtenus et d’encourager de plus en plus de départements à prendre part au projet, et automatiser leurs processus les plus chronophages.
Ainsi, et conformément aux règles établies, chaque nouveau département souhaitant automatiser des processus bénéfice de notre accompagnement dès l’initiation de sa demande. Nous évaluons le potentiel d’automatisation de chaque processus et la rentabilité attendue pour définir lesquels sont les meilleurs candidats. Ceux retenus passent alors par le département Innovation ou directement via le chef de projet RPA pour une phase de cadrage et de développement, et à partir de 2 processus opérationnels, ils sont mis en production.
Bénéfices
- Passage d’un PoC à la constitution d’un centre d’excellence en RPA en quelques mois.
- Politique de gouvernance, de sélection et de développement de processus automatisés et mise en place de règles de sécurité claires et transparentes.
- Déploiement de la RPA au sein du système informatique permettant un déploiement simplifié des processus développés et validés.
- Forte implication de la part des départements métier, et développement de nombreux processus à travers plusieurs services (plus de 30 processus opérationnels à date, couvrant plus de 10 départements différents de l’entreprise).
- Engouement et investissement grandissant pour la technologie de RPA, grâce une communication interne efficace, une gestion du changement maitrisée et un retour sur investissement très fort.
- Equipes formées à l’utilisation de la RPA et au développement de nouveaux processus « simples ». A date, nous comptons déjà 1 Citizen Developer dans l’équipe commerciale et 2 dans l’équipe Finance.
Equipe projet
Plusieurs experts en RPA et en Hyperautomation (certifiés sur UiPath) et un consultant en Innovation & Change Management collaborent avec notre client depuis maintenant 3 ans au sein de ce centre d’excellente en RPA.
Technologies et Partenaires
1Hypercare : Période post mise en production ou le monitoring sur le processus est accru pour vérifier le bon fonctionnement de celui-ci, et intervenir le cas échéant.
Grâce à nos
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