Les nouvelles réglementations sur la facturation électronique en France
Les objectifs des nouvelles réglementations
Selon la nouvelle réglementation sur la facturation électronique, les entreprises françaises seront tenues d’envoyer et de recevoir leurs factures par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. Cette disposition légale fait suite à une précédente loi qui a imposé, depuis 2020, la facturation électronique à tous les fournisseurs travaillant avec l’administration publique. Cette initiative a plusieurs objectifs :
- Pour l’Etat, elle vise à renforcer la prévention et la lutte contre la fraude fiscale, ainsi qu’à bénéficier d’informations en temps réel sur l’activité des entreprises afin d’ajuster les politiques gouvernementales en conséquence.
- Pour les entreprises, elle offre l’opportunité de réduire les coûts associés au traitement des factures et de faciliter le suivi des échéances.
Selon le ministère de l’économie et des finances, cette « simplification » permettraient de réaliser une économie de 4,5 milliards d’euros par an pour plus de 4 millions d’entreprises. Cette économie est notamment réalisée par la réduction des coûts du traitement d’une facture dématérialisée par rapport au même processus sur support papier.
Les trois piliers de la réforme
Cette réforme s’appuie sur 3 piliers clés :
- Une obligation de facturation électronique (e-invoicing) pour les échanges B2B en France.
- Une obligation de transmission à l’administration de certaines informations (e-reporting) pour les ventes B2C et B2B à l’international.
- La mise en place d’un Portail Public de Facturation (PPF) pour centraliser les échanges de factures électroniques et de déclarations électroniques.
Concrètement, les entreprises devront obligatoirement utiliser une plateforme de dématérialisation pour envoyer et recevoir leurs factures électroniques, ainsi que pour transmettre les données de transactions et de paiement à l’administration fiscale. Elles auront le choix entre utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), ou le PPF directement.
- Le PPF est la plateforme officielle chargée de centraliser les flux de facturation pour l’administration fiscale. Ce portail offrira des services de transmission, de dépôt, et de saisie en ligne des factures gratuitement.
- Les PDP agissent comme des tiers de confiance et garantissent l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des documents échangés, tant avec les autres PDP qu’avec le PPF. Ils pourront proposer des services complémentaires, comme un choix plus large de formats de factures et leur archivage. Les PDP seront certifiés et contrôlés par l’Etat.
- Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) sont des acteurs non immatriculés par l’Etat proposant des services de facturation électronique. Ils devront être connectés à un PDP ou au PPF.
Le modèle d’échange de factures défini par l’Etat est appelé « schéma en Y ». Le circuit utilisé pour le transfert des informations de facturation dépend du choix de plateforme du fournisseur et de l’acheteur.
Un calendrier serré
Les défis de la mise en œuvre
La mise en place de la nouvelle réglementation se fera progressivement, comme illustré dans le schéma ci-dessous. Toutefois, à partir de l’année prochaine, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
Préparer son entreprise à cette réglementation implique de modifier, voire de repenser les processus d’intégration de factures dans les ERP ou les logiciels de comptabilité. Ce type de changement peut souvent être complexe et difficile à mettre en œuvre. Les directions financières et informatiques devront donc travailler ensemble pour relever ce défi.
Les avantages de la technologie RPA
Connaissez-vous les robots logiciels ? Aussi appelés Robotic Process Automation (RPA), ces programmes informatiques ont été conçus pour automatiser des tâches répétitives et chronophages. Ils peuvent travailler sur votre poste de travail ou sur un poste de travail dédié (souvent virtuel).
Ces robots peuvent reproduire les tâches quotidiennes que vous et vos collègues réalisez, notamment sur votre ERP ou vos autres logiciels du domaine financier. Concrètement le robot peut effectuer des clics, des saisies clavier, des copier-coller, etc. Il peut également exécuter des requêtes en base de données ou appeler des services Web.
L’un des principaux avantages du RPA est qu’il ne nécessite aucune modification des systèmes ou applications sur lesquels il réalise ses tâches. Il n’est pas nécessaire de développer une nouvelle fonctionnalité pour votre SAP ou de le mettre à jour. Cela est vrai que vos outils soient des applications hébergées dans le Cloud et accessibles via un navigateur Web, ou qu’il s’agisse d’un système mainframe de type AS400 (rappelez-vous les écrans noirs avec le texte en vert).
Un autre avantage clé de cette technologie est la simplicité de sa mise en œuvre. Pour « apprendre » à un robot à effectuer une tâche (que nous appelons aussi processus), il ne faut généralement qu’une dizaine de jours en moyenne. La plupart des plateformes de RPA proposent une approche Low-Code : « apprendre » au robot une tâche consiste donc à sélectionner les activités qu’il doit effectuer et les ordonner. Les activités peuvent être un clic, la saisie d’une valeur dans un champ texte d’un formulaire, l’extraction d’une ligne dans Excel, une condition logique, etc. Il s’agit principalement de faire des « drag and drop » de ces éléments de base et de les configurer.
L’utilisation de RPA pour la mise en œuvre de la facturation électronique
Le RPA est la technologie qui vous permettra d’aborder sereinement la réglementation sur la facturation électronique par son approche agile et « tout terrain ». En effet, les robots peuvent être utilisés pour :
- Récupérer les informations (métadonnées) de factures depuis les différents écrans de votre ERP et les reconstituer dans un format supporté (UBL, CII ou Factur-X), si votre ERP ne le permet pas.
- Mettre à jour le statut des factures émises ou reçues dans vos systèmes si ce statut change dans le PPF ou votre PDP, et inversement.
- Gérer les cas spécifiques à votre métier ou industrie qui ne sont pas pris en charge par le PPF ou votre PDP, comme les commandes ouvertes impliquent des livraisons au fil de l’eau et donc une facturation au fur et à mesure. Le robot peut combler ces manques, dans cet exemple en gérant le rapprochement des factures avec la commande ouverte.
- Récupérer les fichiers associés et les archiver si certaines sociétés décident de conserver les documents factures dans une solution d’archivage dédiée.
- Rapprocher et gérer les flux de facturation provenant de l’étranger qui ne sont pas inclus dans le périmètre de la réforme.
- Produire des rapports métier liés à cette nouvelle réglementation en récupérant les informations sur les sources externes telles que le PPF et en les mettant à disposition de votre solution de reporting (ex : PowerBI ou Tableau), voire en générant le rapport souhaité.
En utilisant les robots, les entreprises peuvent bénéficier de nombreux avantages, tels que :
- Gain de temps : Les robots traitent rapidement des volumes élevés de données de facturation, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et de libérer leurs employés pour des tâches plus stratégiques.
- Précision accrue : Les robots sont conçus pour effectuer des tâches de manière précise et cohérente, ce qui réduit les erreurs de saisie de données et améliore l’exactitude des factures.
- Conformité réglementaire : Les processus exécutés sont conçus pour respecter les exigences réglementaires, telles que les normes de facturation électronique, ce qui réduit les risques de non-conformité et les pénalités associées.
En conclusion, la nouvelle réglementation sur la facturation électronique représente un important défi mais aussi une belle opportunité pour les directions financières. Cela implique des changements significatifs dans les processus et le système d’information. Dans ce contexte, la RPA est un atout majeur pour faciliter la mise en œuvre de ce changement.
Chez Positive Thinking Company, nos consultants peuvent vous accompagner dans cette transformation, que ce soit au niveau de l’analyse de l’impact de la nouvelle réglementation ou pour l’implémentation des solutions RPA.
N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous accompagner dans votre projet de transformation RPA.
